Política RGPD

Rotiihaven (en adelante, «yo» o «nosotros») gestiona una tienda exclusivamente en línea. La presente Política RGPD explica cómo recopilamos, utilizamos, protegemos y conservamos los datos personales facilitados por los usuarios durante el acceso al sitio web, la realización de pedidos y la solicitud de nuestros servicios.

1. Ámbito de aplicación y responsable del tratamiento

Esta Política RGPD se aplica al tratamiento de datos personales realizado cuando el usuario:

• Accede o navega por nuestro sitio web.

• Realiza un pedido.

• Efectúa un pago.

• Consulta el estado de una compra.

• Solicita una cancelación.

• Solicita una devolución, un cambio o un reembolso.

• Envía una consulta sobre un producto o pedido.

• Se pone en contacto con nuestro servicio de atención al cliente.

• Se suscribe voluntariamente al boletín.

• Configura sus preferencias de cookies.

Nosotros somos responsables de determinar las finalidades y los medios utilizados para tratar los datos personales recopilados mediante la tienda en línea.

2. Categorías de datos tratados

Dependiendo de la acción realizada por el usuario, podemos tratar las siguientes categorías de información:

• Nombre y apellidos.

• Dirección de correo electrónico.

• Número de teléfono【opcional】.

• Dirección de entrega.

• Dirección de facturación.

• Número de pedido.

• Productos, cantidades e importes asociados a la compra.

• Fecha, método y estado del pago.

• Información necesaria para preparar y entregar el pedido.

• Datos relacionados con cancelaciones, devoluciones, cambios y reembolsos.

• Fotografías o vídeos proporcionados para revisar una incidencia.

• Consultas enviadas al servicio de atención al cliente.

• Dirección IP.

• Tipo de dispositivo y navegador.

• Fecha y hora de acceso.

• Páginas consultadas y acciones realizadas dentro del sitio web.

• Preferencias de cookies.

• Autorizaciones concedidas o retiradas por el usuario.

• Registros técnicos relacionados con la seguridad y el funcionamiento del sitio web.

Solicitamos únicamente los datos adecuados y necesarios para gestionar cada finalidad.

Cuando un dato se indique como opcional, el usuario podrá decidir si desea proporcionarlo. La falta de información necesaria para completar un pedido puede impedirnos procesar el pago, preparar el producto, organizar la entrega o atender una solicitud.

3. Finalidades del tratamiento

Podemos utilizar los datos personales para:

• Registrar y confirmar pedidos.

• Verificar el estado del pago.

• Preparar y embalar los productos.

• Organizar la entrega.

• Enviar confirmaciones y actualizaciones del pedido.

• Facilitar el seguimiento del envío.

• Gestionar cancelaciones.

• Tramitar devoluciones, cambios y reembolsos.

• Responder consultas.

• Resolver incidencias relacionadas con productos, pagos o entregas.

• Mantener registros fiscales, contables y administrativos.

• Comprobar la identidad del solicitante cuando sea necesario.

• Proteger los pedidos y las operaciones realizadas en el sitio web.

• Detectar accesos no autorizados o posibles operaciones fraudulentas.

• Corregir errores técnicos.

• Mejorar el funcionamiento, la estabilidad y la navegación del sitio web.

• Registrar las preferencias de cookies.

• Gestionar la suscripción voluntaria al boletín.

• Registrar y atender las solicitudes relacionadas con los datos personales.

Los datos recopilados para una finalidad concreta no se utilizarán posteriormente para una finalidad incompatible.

4. Bases del tratamiento

El tratamiento de los datos personales se realiza de acuerdo con alguna de las siguientes bases:

• Ejecución del contrato: utilizamos los datos necesarios para confirmar el pedido, procesar el pago, preparar los productos, organizar la entrega y gestionar cancelaciones, devoluciones, cambios o reembolsos.

• Consentimiento explícito: utilizamos los datos cuando el usuario haya realizado una acción afirmativa para suscribirse al boletín, activar cookies no necesarias o autorizar una finalidad concreta.

• Cumplimiento de obligaciones: conservamos y utilizamos determinados datos para atender necesidades fiscales, contables, administrativas y de supervisión.

• Interés legítimo: utilizamos la información estrictamente necesaria para mantener la seguridad, prevenir fraude, resolver incidencias, mejorar el funcionamiento del sitio web y proteger los pedidos.

Cuando el tratamiento dependa del consentimiento, el usuario podrá retirarlo en cualquier momento.

La retirada no afectará al tratamiento realizado antes de que se registrara dicha retirada.

5. Principios aplicados al tratamiento

Tratamos los datos personales de acuerdo con los siguientes principios:

• Transparencia: informamos al usuario sobre las categorías de datos, las finalidades y sus opciones.

• Limitación de la finalidad: utilizamos los datos únicamente para finalidades determinadas.

• Minimización: recopilamos solo la información necesaria.

• Exactitud: procuramos mantener los datos correctos y actualizados.

• Conservación limitada: no mantenemos los datos durante más tiempo del necesario.

• Seguridad: aplicamos medidas destinadas a evitar accesos, modificaciones, pérdidas o usos no autorizados.

• Responsabilidad: mantenemos procedimientos para revisar y gestionar el tratamiento de los datos.

El usuario debe proporcionar información correcta y comunicar cualquier cambio que pueda afectar a la gestión de un pedido o solicitud.

6. Conservación de los datos

Conservamos los datos durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad correspondiente.

Los periodos pueden variar según la información tratada:

• Los datos de pedidos se conservan durante el tiempo necesario para procesar la compra, atender incidencias y mantener los registros correspondientes.

• Los datos de pago y reembolso se conservan mientras sean necesarios para completar y verificar las operaciones.

• Las solicitudes de cancelación, devolución o cambio se conservan hasta su resolución y durante el periodo necesario para mantener constancia de la gestión.

• Las fotografías y vídeos se conservan mientras sean necesarios para revisar y cerrar la incidencia.

• Las consultas de atención al cliente se conservan durante el tiempo necesario para responder y realizar el seguimiento correspondiente.

• Los datos fiscales y contables se conservan durante los periodos exigidos para cumplir las obligaciones aplicables.

• Los registros de seguridad se conservan durante el tiempo necesario para detectar accesos irregulares y prevenir fraude.

• Los datos del boletín se conservan hasta que el usuario retire su consentimiento.

• Las preferencias de cookies se conservan durante el periodo indicado en el panel correspondiente o hasta que sean modificadas.

Cuando los datos dejen de ser necesarios, serán eliminados, bloqueados o transformados de manera que ya no permitan identificar al usuario.

7. Protección y acceso a los datos

Aplicamos medidas destinadas a proteger los datos personales, entre ellas:

• Conexiones protegidas durante la transmisión de información.

• Controles de acceso a los sistemas de gestión.

• Permisos limitados según las funciones necesarias.

• Revisión periódica de accesos.

• Registro de actividades relevantes.

• Medidas para detectar accesos no autorizados.

• Copias de seguridad necesarias para mantener la continuidad del servicio.

• Procedimientos para responder a incidencias.

• Recopilación limitada de información.

• Eliminación de datos que hayan dejado de ser necesarios.

El acceso a los datos queda limitado a las personas y proveedores que necesiten utilizarlos para realizar una función concreta.

Aunque aplicamos medidas razonables de protección, ningún sistema puede garantizar una seguridad absoluta. Cuando detectemos una incidencia, revisaremos su alcance y adoptaremos las medidas necesarias.

8. Comunicación de datos a proveedores

Podemos facilitar únicamente la información necesaria a proveedores que participan directamente en la prestación de nuestros servicios, entre ellos:

• Servicios de pago, para autorizar y confirmar las operaciones.

• Transportistas, para preparar, trasladar y entregar los pedidos.

• Servicios de alojamiento y mantenimiento técnico, para conservar el funcionamiento del sitio web.

• Servicios de atención al cliente, para responder consultas y gestionar solicitudes.

• Servicios contables y administrativos, para mantener los registros correspondientes.

Cada proveedor deberá utilizar los datos únicamente para realizar la función asignada.

Cuando se realiza un pago con tarjeta, la información necesaria para autorizar la operación es procesada por el servicio de pago. Nosotros recibimos los datos necesarios para identificar el pedido, verificar el importe y confirmar el resultado de la operación.

No vendemos ni alquilamos los datos personales de los usuarios.

También podremos facilitar información cuando exista una solicitud obligatoria emitida por una autoridad competente.

9. Derechos reconocidos por el RGPD

El usuario puede ejercer los siguientes derechos:

• Acceso: conocer si tratamos sus datos y obtener información sobre su utilización.

• Rectificación: corregir datos incorrectos, incompletos o desactualizados.

• Supresión: solicitar la eliminación de datos cuando ya no sean necesarios.

• Limitación: solicitar que el uso de determinados datos quede restringido mientras se revisa una petición.

• Oposición: solicitar que dejemos de utilizar los datos para determinadas finalidades.

• Portabilidad: recibir los datos facilitados en un formato estructurado cuando resulte aplicable.

• Retirada del consentimiento: retirar una autorización concedida anteriormente.

• Reclamación: dirigirse a la Agencia Española de Protección de Datos cuando considere que sus derechos no han sido atendidos adecuadamente.

Para ejercer un derecho, la solicitud deberá indicar:

• El nombre utilizado en el pedido o consulta.

• La dirección de correo electrónico asociada.

• El número de pedido, cuando corresponda.

• El derecho que desea ejercer.

• Una descripción clara de los datos afectados.

Podremos solicitar información adicional cuando sea necesaria para verificar que la petición procede de la persona correspondiente.

Responderemos dentro del plazo aplicable. Cuando la solicitud sea especialmente amplia o compleja, podremos informar al usuario de que necesitamos un periodo adicional para completar la revisión.

El ejercicio de estos derechos será gratuito, salvo solicitudes claramente repetitivas o injustificadas.

10. Retirada del consentimiento

El usuario puede retirar en cualquier momento el consentimiento concedido para:

• Recibir el boletín.

• Activar cookies no necesarias.

• Autorizar una finalidad basada en una elección voluntaria.

La retirada podrá solicitarse mediante el correo electrónico indicado en la sección de contacto o mediante el panel de preferencias correspondiente.

Después de registrar la retirada:

• Dejaremos de utilizar los datos para la finalidad retirada.

• Mantendremos únicamente la información que resulte necesaria para completar pedidos pendientes.

• Podremos conservar los registros necesarios para acreditar la elección realizada.

• La retirada no afectará a los tratamientos efectuados anteriormente.

Cuando una finalidad no dependa del consentimiento, la retirada no impedirá el tratamiento necesario para completar un pedido, gestionar un reembolso, mantener registros fiscales o prevenir fraude.

11. Política de privacidad y Política de cookies

Puede consultar información adicional sobre las categorías de datos, sus finalidades, los periodos de conservación y el ejercicio de derechos en nuestra Política de privacidad.

El uso de cookies estrictamente necesarias permite mantener funciones esenciales del sitio web. Las demás categorías permanecerán desactivadas hasta que el usuario realice una elección afirmativa.

El usuario puede aceptar, rechazar o modificar sus preferencias desde el panel correspondiente. Puede consultar las categorías, finalidades y periodos de duración en nuestra Política de cookies.

La retirada del consentimiento para cookies no necesarias no impedirá utilizar las funciones esenciales de la tienda en línea.

12. Actualizaciones de la Política RGPD

Podemos actualizar esta Política RGPD cuando cambien:

• Las categorías de datos tratados.

• Las finalidades del tratamiento.

• Los procedimientos de compra y atención al cliente.

• Los periodos de conservación.

• Las medidas de protección.

• Los proveedores necesarios para prestar los servicios.

• Los procedimientos para ejercer derechos.

La versión actualizada se publicará en esta misma página.

Cuando un cambio requiera una nueva autorización, solicitaremos al usuario que revise y registre nuevamente su elección.

13. Contacto

Para realizar consultas sobre esta Política RGPD, ejercer sus derechos o retirar un consentimiento, puede ponerse en contacto con nosotros mediante los siguientes datos:

Dirección de contacto: 5-6-23-502 NISHIKASAI, EDOGAWA-KU, METRÓPOLIS DE TOKIO, 134-0088, JAPÓN

Teléfono de atención al cliente: +81 (801) 880 20 59

Correo electrónico de atención al cliente: assist@rotiihaven.com

Horario de atención en línea: Lunes a Viernes, de 8:30 a 12:00 y de 14:00 a 17:30 (Hora Central Europea, CET)